企业数字化转型某大型采购平台规划方案（32页 PPT）

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数字化建设采购平台规划方案 2 目录 1. 采购的本质和痛点 2. 平台的价值和目标 3. 平台的建设方案 3 采购管理的本质是满足业务对物资和服务的需求与供给匹配，达到多快好省稳 寻配货源 履约交付 结算记账 确定需求 入口 出口 本质要素 • 真实 • 合理 • 规范 • 合规 • 适配 • 高效 • 物美 • 价廉 • 满意 合理明确的 采购需求 可执行的供需 匹配标准 合格的物资 服务供应 11 22 33 核心活动 本质目标 • 满足更多用户需求 • 满足更多样的需求 • 满足业务变化需求 多 多 • 需求响应快 • 采购交付快 • 签约结算快 快 快 • 符合用户需求 • 商品质量好 • 服务体验好 好 好 • 需求合理 • 成本合理 • 节省人力 省 省 • 需求合法合规 • 招采阳光公正 • 供应能力稳定 稳 稳 研究范围 • 非生产型采购：指辅助企业生产活动及日常运营所需物品和服务。 • 常见类型为办公用品、 IT 软硬件、专业咨询 / 营销策划 / 会议组织 / 培训等服务。 4 现实是，从经营管理层面看，传统采购跟不上业务、控不住成本和风险，问题较多 看不到价值 不“多” 不“快” 不“好” 不“省” 风险合规 CFO/ 财务 • 新设机构的门店装修、办公配置跟不上，半年开不了业 • 新业务板块采购需重头摸索流程、找供应商，严重滞后 • 采购流程复杂，手工填一堆信息，到货慢，不如自行网购 • 申请 A ，采购 B ，交付物与需求不符，业务没法用 • 供应商服务不好，反映了没改进，也换不了别家 • 采购成本增长高于业务增长，如何控制成本 • 价格与付款信息失真，无法统计真实采购成本 • 预算事后检查，难以起到事先控制的效果 • 采购过程需业务、采购、财务与供应商之间，大量手工填报、 收集、核对工作，耗费不少人力成本 • 随着业务迅速变 化扩张，传统采 购疲于应付不断 新增的需求，已 成为企业战略转 型的“瓶颈” 不“稳” 业务方 • 线下采购过程监督难，事后求证难，甚至不知道采购事项是 否真实发生 • 供应商招标是非多，如何保证合规公正 • 分散采购，标准和执行尺度不一，存在风险隐患 CEO 5 在执行层面，传统采购各环节存在标准不清、手工繁琐、执行失控的问题 •品类多个性化多，缺标准 •需求审批繁复 • 不同类型品类参数描述差异巨大，同一品类不同用户描述差异巨大 • 不同用户在提出需求时个性化要求众多，难以满足 • 公司业务增长带来的更多需求难以满足 • 预算事后跟踪，无法事先控制 痛点 典型问题 • 履约过程线下完成，无法进行监管 • 订单确认、发货、收货等环节需反复与供应商沟通，效率低下 • 采购回来的商品与用户需求有差异 • 采购履约流程复杂，从需求提出到交付时间漫长 •供应商引入不透明 •寻源流程不规范 •重复寻源成本高 •线下履约难以监控 •与供应商沟通效率低 •难以满足用户需求 • 供应商准入门槛不透明，无法自荐 • 供应商线下报价，报价过程没有达到公平公开公正 • 采购员线下寻源，寻源过程无法监管 • 同类型需求众多，采购员按单处理效率低下 确定 需求 寻配 货源 履约 交付 结算 记账 影响 • 线下结算周期长，重复劳动多，各类单据需手工匹配，容易出错 • 供应商无法在线对账，开票信息需要手工记录 • 结算单据审核时如需查看业务单据需手工查找，效率低 • 结算单据真实性需要靠人工追查 •手工结算费时费力 •结算单据溯源复杂 •结算流程监管 • 不多 • 不稳 • 不稳 • 不快 • 不稳 • 不快 • 不好 • 不快 • 不快，不稳 • 不快 • 不快 • 不稳 • 不好，不快 • 不多 • 不快 • 不省 6 归纳总结，采购管理存在四大问题，亟待解决，以适应业务发展 • 采购信息化程度低，数据缺失，决策拍脑袋 • 采购数据碎片化，信息处理手工化，效率低 • 需求、商品数据口径不统一，有效性不足 决策与信息脱节 • 采购需求多样紧急，重复采购机械操作 • 寻源难，找不到优质产品和供应商资源 • 分散议价能力参差不齐，成本高，质量差 需求与资源脱节 运营与技术脱节 • 商品采购价格波动频繁，引用户投诉 • 用户拆单规避限额，管理规则出现风险 • 工具缺失，靠人工处理，耗时长、易出错 模式与业务脱节 • 传统事务型采购跟不上业务发展的速度 • 分散采购不匹配业务扩张，规模效应难发挥 • 保姆式采购专职，吃力不讨好 采购管理的痛点 根本原因 缺乏统一数据基础 信息不对称 人员专业技能不足 信息化不足 技术手段落后 管理理念落后 管理模式落后 出路在哪 规范数据 智能技术赋能 统一资源管理 扩大供应竞争 自助式商城化 嵌入式风控 自动化流程 提升专业价值 集中效应 业采一体 7 目录 1. 采购的本质和痛点 2. 平台的价值和目标 3. 平台的建设方案 8 愿景价值：采购管理从作业型转为价值型，成为业务转型升级的价值贡献者 极少 高价值 少量 事务 处理 数字化 转型 价值型 作业型 大量低价值事务 聚焦高价值贡献 采购部门陷入操作事务 为业务搭平台，供资源 被动响应需求 主动干预配置 关注过程执行 关注采购效益 靠人推 数智化 模式转变 理念转变 目标转变 方法转变 数字经营助手 智能公司管家 业务一体伙伴 • 可视化检视采购 效益，提供资源 合理配置建议 • 嵌入式智能管控， 守好资源合理进 出的风险和成本 • 采购过程提质提 效，高效满足业 务物资服务需求 采购管理的价值输出 1 2 3 9 产品目标：数字化 模板库 管理 电子合同 • 电子签约，提升交易效率降低风险； • 无纸化，解决流转和保存成本及风险； 数字化供 应链协同 • 外部交易全线上化 • 提升订单交付时效 • 数据化协同可预测 • 数据信息安全可控 • 模板库分级分类管理 • 各环节通过模板规范数据 • 全流程线上化保障数据质量 • 各环节数据传递提升体验 供应商 评估 分析平台 • 供应商全景审核：历史数据 + 供应商 征信 + 舆情分析 • 减少供应商信息录入，简化合作流程 • 根据画像匹配项目，提升合作机会 • 立足用户和业务场景分 析数据，可视化呈现 • 多维度多主题分析看板 • 辅助决策，提高效能 品类参数 • 不同品类制定不同参数描述，建立不 同模板 • 通过参数对应实现商城商品自动上架 10 数字经营助手：基于不同阶段业务发展重点，提供资源合理配置建议，总体调控达到多快好省稳 A B 赋能经营 赋能业务 赋能管理 C 业务采购数据决策支持 • 看资源投产匹配 • 看采购成本结构 • 看预算执行进度 • 看采购运营效率 • 看采购风险控制 • 看价格调控机会 • 看业务需求响应效果 • 看同类需求智能推荐 • 看资源供需变化趋势 全量数据 全景画像 智能模型 可视化分析 知识图谱 11 智能公司管家：采购平台嵌入式智能管控，守好资源合理进出的风险和成本 需求预算源头管控 供应商风险画像 大数据比价 AI 辅助评标 采购交易风险拦截 管风险 + 管成本 嵌入式贯穿采购全过程 挖掘高风险场景无死角 • 通过嵌入智能辅助工具 + 大数据 分析，对采购重要环节进行风控 与预警，控制风险与成本，实现 企业采购的合法合规与物有所值 12 业务一体伙伴：高效满足业务物资服务需求，支持业务持续发展 业务协同 采购方 需求方 供应方 一体化采购平台，统一供应资源 多：海量供应商库，满足业务多样需求 快：统一招采 + 自助商城，灵活支持集中 + 分散采购，快速供应 好：供应商评价分级，优胜劣汰，保证商品和服务品质 省：统一采购需求，集中招采谈判，降低采购成本 稳：供应商协同协作，共建生态圈，持续稳定供应 13 目录 1. 采购的本质和痛点 2. 平台的价值和目标 3. 平台的建设方案 14 基于价值型采购管理理念，围绕采购本质，从场景、功能、核心能力三方面构建产品平台 价值型采购管理平台 多，快，好，省，稳 三类场景覆盖  执行 - 管理 - 决策的贯通 • 控制目标：从采购本质出发，细化 各要素的控制要求 • 控制要点：结合采购过程，明确控 制标准和信息源 • 控制方式：明确技术控制手段 • 控制场景：匹配执行 - 管理 - 决策 职能，构建采购业务场景 四大核心能力  数字化决策能力 • 多用户 / 多场景 / 多维度 / 多主题 的闭环分析管理  智能化管控能力 • 过程嵌入式的风险 / 成本智能干预  业采财一体能力 • 需求驱动、业务自主、一体协同的 无感衔接采购  生态化资源能力 • 海量无忧的开放式采购资源供应 N 个功能模块  业务应用 • 执行活动：需求计划 - 供应商 - 商 品管理 - 寻源招采 - 履约 - 结算， 业务自助订单，供应商协同 • 智能赋能：多角色画像，智能供应 推荐，智能风控，智能客服 • 数据决策：多维分析主题，风险预 警，需求预测，市场预测  通用平台 • 统一入口，统一平台，统一数据 数字经营助手 智能公司管家 业务一体伙伴 产品体系支撑 1 2 3 15 基于采购的本质管理要求，全面梳理业务场景，构建功能模块——合理明确的采购需求 核心目标 管理要求 目标拆解 控制点 信息源 控制手段 本质目标 场景类型 场景描述 执行人 对应模块 功能点 需求合理、 规 a 范 用户提出的 需求信息规 范明确，并 且是为保障 企业运行合 理的需求 统一商品 品类管理 1 、品类 管理 品类信息 建立统一的品类架构，每一品类 定义标准描述参数 多、好、 省 管理场景 采购部门对品类信息进行统一管理， 规范商品分分类 采购管理 部门 商品管理 品类架构维 护 管理场景 采购部门对品类参数进行统一管理 采购管理 部门 商品管理 品类参数维 护 2 、需求 模板 品类参数信 息 建立统一的需求模板，按品类差 异维护对应的品类模板，规范需 求描述 多、好、 省 管理场景 采购部门统一维护需求模板，以规范 用户提报需求 采购管理 部门 需求管理 需求模板维 护 确保需求 提报规范、 合理 1 、需求 提出 需求模板 通过预设的需求模板来规范用户 对需求的描述，明确需求的具体 要求 多、好、 省 执行场景 提出需求流程：用户在创建需求时需 先选择需求的品类，不同品类带出对 应的需求模板，用户根据模板填入需 求信息 需求用户 需求管理 采购需求维 护 需求管理 采购需求提 交 2 、预算 控制 预算信息 需求提交时通过预算检核来判断 需求是否可以创建 省 执行场景 需求信息提交时，根据需求上的预算 金额对可用预算进行检核，检核通过 后需求信息才被允许创建，提交人工 审核 预算审核 人 需求管理 需求预算检 核 3 、需求 审批控制 审批信息 需求提交后需要进行审批，通过 人工审核来判断需求是否合理 省 执行场景 需求提交后进入审批流程，审批人对 需求的规范性、必要性进行审核 需求审批 人 需求管理 需求审批 4 、受理 控制 需求信息 需求审批通过后，采购员进行人 工受理 好、省 执行场景 采购员对审批通过后的需求进行受理， 对于不合理的需求可以退回 采购经办 人 寻源管理 需求展示 寻源管理 需求受理 寻源管理 需求退回 16 基于采购的本质管理要求，全面梳理业务场景，构建功能模块——合理明确的采购需求 核心目标管理要求 目标拆解 控制点 信息源 控制手段 本质目 标 场景 类型 场景描述 执行人 对应模块 功能点 合格的物 资服务供 应 采购寻源 过程合法 合规，寻 源结果满 足用户需 求 采购立项 1 、采购立 项 需求信 息 采购经办人根据审批通过的需求信息 进行采购立项，立项信息提交后需要 采购小组确认 快、稳 执行 场景 选择立项的需求信息 采购经 办人 寻源管理 选择需要立项的已受理 需求信息 寻源管理 维护项目的采购小组成 员 寻源管理 维护项目的询价方式 寻源管理 维护项目的评标方式 寻源管理 维护邀请的供应商信息 2 、采购小 组确认 采购立 项信息 采购小组对立项信息进行确认，确认 后采购项目正式立项 快、稳 执行 场景 采购小组对立项信息进行确认， 确保合法合规 采购小 组 寻源管理 采购立项确认 邀请招标 采购流程 1 、邀请函 发送 采购立 项信息 采购立项信息确认后才能维护邀请函； 被邀请的供应商才能收到邀请函 快、稳 执行 场景 采购经办人编制邀请函并发送 供应商 采购经 办人 寻源管理 采购邀请函编制 寻源管理 采购邀请函发送 2 、投标 邀请函 信息 通过投标文件模板规范供应商的投标 报价信息 快、稳 执行 场景 供应商收到邀请函后，根据邀 请函中的投标文件进行投标报 价 供应商 寻源管理 邀请函接收 寻源管理 投标文件维护 寻源管理 投标文件反馈 3 、开标 报价信 息 满足邀请函中的开标日期条件，并且 在采购小组成员都确认后，才能进行 开标 快、稳 执行 场景 采购小组进行开标操作，供应 商报价信息统一展示，确保开 标环节公正 采购小 组 寻源管理 待开标信息展示 寻源管理 统一开标 寻源管理 开标后信息展示 4 、评标 开标信 息 按照立项时的评标方式对已开标信息 进行评标，最终生成中标结果 快、稳 执行 场景 采购小组对开标信息进行评标， 确保评标环节公平 采购小 组 寻源管理 技术标评标 寻源管理 商务标评标 5 、中标 评标信 息 根据评标结果，生成中标信息，需要 经过审核后生效 快、稳 执行 场景 采购经办人根据评标结果生成 中标信息并提交审核，审核通 过后发布中标结果，确保中标 结果公开 采购小 组 寻源管理 中标信息生成 寻源管理 中标信息审核 寻源管理 中标信息发布 17 基于采购的本质管理要求，全面梳理业务场景，构建功能模块——合格的物资服务供应 核心目标管理要求 目标 拆解 控制点 信息源 控制手段 本质目标场景类型 场景描述 执行人 对应模块 功能点 合格的物 资服务供 应 采购寻源 过程合法 合规，寻 源结果满 足用户需 求 邀请 询价 采购 流程 1 、邀 请函发 送 采购立 项信息 采购立项信息确认后才能维护邀请函； 被邀请的供应商才能收到邀请函 快、稳 执行场景 采购经办人编制邀请函并发送供应 商 采购经 办人 寻源管理 采购邀请函编制 寻源管理 采购邀请函发送 2 、报 价 邀请函 信息 通过投标文件模板规范供应商的投标报 价信息 快、稳 执行场景 供应商收到邀请函后，根据邀请函 中的投标文件进行投标报价 供应商 寻源管理 邀请函接收 寻源管理 投标文件维护 寻源管理 投标文件反馈 3 、开 标 报价信 息 满足邀请函中的开标日期条件，并且在 采购小组成员都确认后，才能进行开标 快、稳 执行场景 采购小组进行开标操作，供应商报 价信息统一展示，确保开标环节公 正 采购小 组 寻源管理 待开标信息展示 寻源管理 统一开标 寻源管理 开标后信息展示 4 、核 价 开标信 息 按照立项时的评标方式对已开标信息进 行评标，最终生成中标结果 快、稳 执行场景 采购小组对开标信息进行评标，确 保评标环节公平 采购小 组 寻源管理 开标信息核价 5 、中 标 核价信 息 根据评标结果，生成中标信息，需要经 过审核后生效 快、稳 执行场景 采购经办人根据评标结果生成中标 信息并提交审核，审核通过后发布 中标结果，确保中标结果公开 采购小 组 寻源管理 中标信息生成 寻源管理 中标信息审核 寻源管理 中标信息发布 竞争 性谈 判采 购流 程 1 、邀 请函发 送 采购立 项信息 采购立项信息确认后才能维护邀请函； 被邀请的供应商才能收到邀请函 快、稳 执行场景 采购经办人编制邀请函并发送供应 商 采购经 办人 寻源管理 采购邀请函编制 寻源管理 采购邀请函发送 2 、报 价 邀请函 信息 通过投标文件模板规范供应商的投标报 价信息 快、稳 执行场景 供应商收到邀请函后，根据邀请函 中的投标文件进行投标报价 供应商 寻源管理 邀请函接收 寻源管理 投标文件维护 寻源管理 投标文件反馈 3 、谈 判 开标信 息 按照立项时的寻源方案对已开标信息进 行谈判，最终生成采购结果 快、稳 执行场景 采购小组与供应商就报价信息进行 谈判 采购小 组 寻源管理 报价信息谈判 4 、采 购结果 谈判信 息 根据评标结果，生成采购结果信息，需 要经过审核后生效 快、稳 执行场景 采购经办人根据谈判结果生成采购 结果信息并提交审核，审核通过后 发布采购结果 采购小 组 寻源管理 采购结果信息生成 寻源管理 采购结果信息审核 寻源管理 采购结果信息发布 18 基于采购的本质管理要求，全面梳理业务场景，构建功能模块——合格的物资服务供应， 可执行的供需匹配标准 核心目 标 管理要 求 目标 拆解 控制点 信息源 控制手段 本质目标 场景类型 场景描述 执行人 对应模块 功能点 合格的 物资服 务供应 采购寻 源过程 合法合 规，寻 源结果 满足用 户需求 单一 来源 采购 流程 1 、邀请 函发送 采购立项 信息 采购立项信息确认后才能维护邀 请函；被邀请的供应商才能收到 邀请函 快、稳 执行场景 采购经办人编制邀请函并发送供应商 采购经办 人 寻源管理 采购邀请函编制 寻源管理 采购邀请函发送 2 、报价 邀请函信 息 通过投标文件模板规范供应商的 投标报价信息 快、稳 执行场景 供应商收到邀请函后，根据邀请函中 的投标文件进行投标报价 供应商 寻源管理 邀请函接收 寻源管理 投标文件维护 寻源管理 投标文件反馈 3 、谈判 开标信息 按照立项时的寻源方案对已开标 信息进行谈判，最终生成采购结 果 快、稳 执行场景 采购小组与供应商就报价信息进行谈 判 采购小组 寻源管理 技术标评标 4 、采购 结果 谈判信息 根据评标结果，生成采购结果信 息，需要经过审核后生效 快、稳 执行场景 采购经办人根据谈判结果生成采购结 果信息并提交审核，审核通过后发布 采购结果 采购小组 寻源管理 采购结果信息生成 寻源管理 采购结果信息审核 寻源管理 采购结果信息发布 合同 管理 合同签订 中标信息 / 采购结 果 根据中标结果，进行合同签订 快、稳 执行场景 采购经办人根据中标结果生成合同信 息，并将合同信息发送至对应的供应 商 采购经办 人 合同管理 合同信息创建 合同管理 合同信息生效 合同管理 合同信息发送 可执行 的供需 匹配标 准 用户自 主选择 履约对 象，履 约流程 高效协 同 高效 的履 约流 程 1 、用户 下单 合同信息 只可根据已签订的合同来创建订 单进行履约 快、好、 省 执行场景 用户根据